Aurélie Boutboul
CEO, Soi Paris
N°1 de l'office management en france
Votre Office Manager à la demande, fiable et flexible
Nous vous mettons à disposition un Office Manager proactif, garant du bien-être de vos collaborateurs, chargé de faire vivre vos bureaux et/ou d'assurer la gestion administrative, RH et financière complète ou partielle de votre entreprise.
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Office Manager Facilib
Notre office manager intervient en suivant un planning récurrent, sur place ou à distance (vous décidez). De la gestion de la paie à la gestion de vos locaux, nos office managers salariés vous libèrent de vos sujets chronophages.
Ils assurent le lien entre vos collaborateurs, votre entreprise et vos prestataires pour une prise en charge de qualité, partiellement ou totalement externalisée.
Une prestation fiable et flexible
Nous nous positionnons comme la référence de l'externalisation 100% made in France et proche de vous avec nos prestations fiables et flexibles.
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Un office manager à temps partiel dans votre équipe permet un gain de temps et d'efficacité en plus d'une bonne maitrise des coûts et d'une véritable sensation de liberté.
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Nos expertises
Métier importé des Etats-Unis dans les années 2010, l'office management a vocation à allouer plusieurs missions transverses à une seule et même personne polyvalente.
La plupart des entreprises n'ayant pas besoin de postes dédiés et à plein temps sur une multitude de sujets, la présence d'un office manager à temps partiel est plus répandu dans les petites entreprises.
Il occupe cependant une place de plus en plus importante dans les grandes entreprises avec des missions légèrement différentes, plus orientées sur le bien-être quotidien que sur les fonctions administratives.
- Gestion des ressources humaines
- Gestion financière
- Gestion des locaux & du bien-être
Ressources humaines
L'un des rôles de nos office managers est de faire vivre vos bureaux et d'animer vos équipes. Notre office manager est le garant du bon fonctionnement interne de l'entreprise et il peut également occuper des fonctions administratives.
L'office manager spécialisé dans les ressources humaines est également appelé People Ops Manager ou Happiness Manager
- Gestion de la paie
- Gestion des avantages salariés
- Préparation des onboarding & welcome pack
- Gestion des sujets de santé (médecine du travail, mutuelle, prévoyance...)
- Organisation d'offsites, de séminaires, d'afterwork...
- Relation avec les OPCO
Cette liste de mission est non exhaustive et reprend les principales missions qui nous sont demandées, nos prestations sont sur mesure, parlez-nous de vos besoins spécifiques.
Finance
Il est possible de confier les sujets de facturation, de recouvrement et de pré-comptabilité, aussi appelé rapprochement bancaire à son office manager.
L'office manager peut assurer la relation avec le cabinet d'expertise comptable sur la transmission mensuelle des pièces et participe a la préparation du bilan.
Il peut aussi tenir à jour des tableaux de suivi de trésorerie.
L'office manager en charge des finances est souvent assimilé à l'assistant de direction, il est principalement présent dans les structures sans Finance Manager/CFO
- Préparation comptable
- Facturation (édition, suivi, recouvrement)
- Comptabilité de trésorerie (tableaux ou outils de suivi)
Cette liste de mission est non exhaustive et reprend les principales missions qui nous sont demandées, nos prestations sont sur mesure, parlez-nous de vos besoins spécifiques.
Gestion des locaux
L'office manager est le garant du bon fonctionnement des locaux, il s'occupe de la coordination des prestataires et du bien-être des équipes. L'office manager peut intervenir sur des projets spécifiques tels qu'un déménagement ou l'organisation d'un événement.
L'office manager spécialisé dans la gestion des bureaux est aussi appelé Workplace Manager ou Facility Manager pour les services généraux
- Gestion des prestataires (sollicitations, négociations des contrats...)
- Support technique de premier niveau
- Gestion des accès
- Gestion des fournisseurs (fournitures, matériels IT...)
Cette liste de mission est non exhaustive et reprend les principales missions qui nous sont demandées, nos prestations sont sur mesure, parlez-nous de vos besoins spécifiques.
Ils nous font confiance
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Tenue de la comptabilité et la gestion de la paie.“Nous avons pu nous concentrer sur notre cœur de métier en déléguant ce sujet très chronophage, en ayant l'esprit tranquille.”
Valentin Pouzolles
CFO, MesDocteurs
Pour remplacer un Office Manager en congé maternité : Gestion administrative, gestion du personnel, gestion de la paie, tenue et suivi de la comptabilité analytique. "Livrables de qualité, respect des délais".
Vigdis Flaten
DRH Europe, Younited
Projet d'office management : gestion du bien-être quotidien des collaborateurs dans les bureaux, aménagement et maintien en état des bureaux, gestion des onboarding (formations, déjeuner des nouveaux, préparation du welcome pack), évènementiel interne (fêtes, animations). "Adaptation très rapide".
